Meldingen openbare ruimte via app en formulier in Drimmelen

Probleemstelling

De standaardprocedure voor het maken en afhandelen van meldingen in de openbare ruimte was veelal handmatig en niet efficiënt. Met de lancering van het Straatbeeld Online-systeem is gemeente Drimmelen niet langer afhankelijk van externe bronnen of andere kanalen, maar kan een inwoner direct een melding maken en ontvangt per omgaande een terugkoppeling. Een snellere afhandeling en duidelijke communicatie naar inwoners is het resultaat.

Sneller meldingen maken en oplossen

Aan ons de uitdaging om meldingen die via allerlei kanalen binnenkwamen gemakkelijker en vooral sneller te kunnen verwerken. Zo moesten voorheen alle meldingen die via de servicebalie van het gemeentehuis, de telefoon, e-mail en sociale media binnenkwamen handmatig worden ingevoerd. Gevolg: langere lijnen en de meldingen werden vaak niet direct aan de juiste persoon binnen de Gemeente gekoppeld.

Een van de middelen was het formulier dat op de website ingevuld kon worden. Toch bleek ook hier nog een slag in efficiëntie gemaakt te kunnen worden: het formulier bevatte vaak niet genoeg informatie om de melding efficiënt op te lossen.

Meerwaarde inwoner & gemeente

Allereerst hebben we het volledige huidige proces in kaart gebracht en iedere stap uitgewerkt. Vervolgens hebben we uitgewerkt hoe het proces er idealiter uit zou moeten zien. Zo moest er een gebruiksvriendelijk formulier op de website komen. Ook moesten alle externe kanalen en partijen uitgesloten worden van directe lijnen. Met als uitgangspunt de inwoners, is het proces versneld en communicatief duidelijker en sympathieker gemaakt. Kortom: het systeem moet het volgende omvatten:

• Snelle afhandeling van de melding
• Korte schakeling naar de juiste persoon binnen de Gemeente
• Duidelijke communicatie naar inwoner
• Gebruiksvriendelijk formulier op de website
• Een app om overal melding te kunnen maken

Resultaten

Door de nieuwe werkwijze is het mogelijk direct een melding te maken die wordt doorgezet naar de juiste afdeling van de Gemeente en worden inwoners van elke ontwikkeling op de hoogte gehouden. Dit bespaart tijd en voor de inwoner is het veel laagdrempeliger om een melding te maken. Oftewel:

• Inwoners worden van de voortgang op de hoogte gehouden
• Normtijden worden gemakkelijker behaald
• Meldingen worden efficiënter opgelost
• De meerwaarde van het systeem is enorm gestegen door kostenbesparing
• Gebruiksvriendelijke manier van melding maken

Als laatste stap is in samenwerking met de gemeente het digitale meldpunt gepromoot. Nagenoeg iedere inwoner van de Gemeente Drimmelen moet weten dat meldingen via een app direct naar het digitale meldpunt verstuurd worden. Met als ultieme doel zoveel mogelijk digitale meldingen van inwoners.

Dat het product zijn werk doet, blijkt al uit het feit dat de gemeente Drimmelen haar positieve ervaringen wil delen!