Archiefbeheer volgens de Archiefwet

Archiveren volgens de Archiefwet, zonder extra handwerk

Overheidsorganisaties moeten hun gegevens bewaren en vernietigen volgens de Archiefwet en hun eigen selectielijst. De archiefmodule van Solid Digital regelt dat in de applicatie zelf: in Straatbeeld Online, de Milieu Klachten Applicatie en in maatwerk. Bewaartermijnen worden automatisch toegekend en gegevens waarvan de termijn verstrijkt, worden automatisch geselecteerd. Vastleggen en vernietigen gebeurt volgens het vier-ogenprincipe, en van elke vernietiging maakt de module een rapportage.

Bewaartermijnen volgens uw eigen selectielijst

Automatische selectie van te vernietigen dossiers

Vier-ogenprincipe en rapportage van vernietiging

Kennismaking inplannen

Overzicht van meldingen in een applicatie van Solid Digital

Wat wij doen

Wat de archiefmodule voor u regelt

Archiveren volgens de Archiefwet hoort bij het werk van elke overheidsorganisatie, maar mag het dagelijkse werk niet vertragen. De archiefmodule is daarom ingebouwd in de applicatie zelf en neemt het werk zoveel mogelijk over.

Bewaartermijnen toekennen

Elke organisatie werkt met de selectielijst die voor haar geldt. De module neemt de bewaartermijnen uit uw lijst over en kent ze toe aan de gegevens in de applicatie. Zo ligt voor elk dossier vast hoe lang het bewaard moet worden.

Automatische selectie

Is de bewaartermijn verstreken, dan selecteert de module automatisch de dossiers die in aanmerking komen voor vernietiging. Niemand hoeft daarvoor lijsten bij te houden of termijnen na te rekenen.

Vier-ogenprincipe en rapportage

Vastleggen en vernietigen gebeurt nooit door één persoon: een tweede gebruiker moet de actie bevestigen. Van elke vernietiging maakt de module een rapportage, zodat u kunt verantwoorden wat er wanneer is vernietigd.

Proces

Van vastleggen tot vernietiging

De archiefmodule volgt de levensloop van een dossier: van het vastleggen van de bewaartermijn tot de verantwoording van de vernietiging.

Zo verloopt het archiefproces

Uw team werkt zoals altijd. De module zorgt dat elk dossier de juiste bewaartermijn krijgt en op tijd wordt geselecteerd.

Vastleggen

Dossiers krijgen een bewaartermijn volgens de selectielijst van uw organisatie. Het vastleggen wordt bevestigd door een tweede gebruiker.

Selecteren

Verstrijkt de bewaartermijn, dan selecteert de module automatisch de dossiers die vernietigd mogen worden. U ziet direct om welke dossiers het gaat.

Vier-ogenprincipe en rapportage

Een medewerker zet de vernietiging in gang en een tweede gebruiker bevestigt. De module maakt een rapportage van wat er is vernietigd, voor uw verantwoording.

Testimonial

Wat klanten over ons zeggen

Overheidsorganisaties die met onze software werken.

Onze inwoners kunnen op een gebruikersvriendelijke manier meldingen maken op onze gemeentelijke website. Door de nauwkeurige registratie van meldingen krijgen wij een volledig overzicht van wat er speelt in de openbare ruimte. Meldingen die vaker voorkomen worden weergegeven (trends) waardoor er structurele maatregelen kunnen worden getroffen.

Martin van Drimmelen

Gemeente Drimmelen

Focus

Uw eigen selectielijst als uitgangspunt

Elke overheidsorganisatie werkt met een selectielijst die bepaalt hoe lang gegevens bewaard worden en wanneer ze vernietigd mogen worden. De archiefmodule volgt uw lijst, niet een standaardlijst van de leverancier. Zo sluiten de bewaartermijnen in de applicatie aan op de afspraken in uw organisatie.

Omdat de module onderdeel is van de applicatie, hoeft u geen apart archiefsysteem te koppelen. Archiveren gebeurt op dezelfde plek als het werk zelf.

Kennismaking inplannen

Werksessie waarin een proces met sticky notes op een whiteboard in kaart wordt gebracht

Uitdagingen

Waarom archiveren in de praktijk lastig is

Overheidsorganisaties verwerken grote hoeveelheden gegevens. Alles moet volgens de Archiefwet bewaard en op tijd vernietigd worden, en dat moet aantoonbaar gebeuren.

Handmatig bijhouden kost tijd

Bewaartermijnen bijhouden in losse lijsten is foutgevoelig en blijft liggen zodra het druk is. Automatische toekenning en selectie halen dat werk weg.

Langer bewaren dan nodig

Dossiers bevatten vaak persoonsgegevens. Wie ze langer bewaart dan de selectielijst toestaat, loopt ook onder de AVG risico. Tijdige selectie voorkomt dat.

Eén persoon beslist

Vernietigen is onomkeerbaar. Als één medewerker dat alleen kan doen, is een vergissing snel gemaakt. Met het vier-ogenprincipe kijkt altijd een tweede gebruiker mee.

Verantwoording achteraf

Bij een audit of een vraag van een archiefinspecteur moet u kunnen laten zien wat er wanneer is vernietigd. Een rapportage per vernietiging maakt dat eenvoudig.

Archief los van de afhandeling

Een apart archiefsysteem betekent gegevens overzetten en dubbel bijhouden. Een module in de applicatie zelf voorkomt dat.

Kennismaken

Onze software en diensten wordt o.a. al gebruikt door:

Toegevoegde waarde

Waarom organisaties kiezen voor de archiefmodule

Ingebouwd in onze software

De archiefmodule zit in Straatbeeld Online en de Milieu Klachten Applicatie. Geen apart systeem en geen koppeling: archiveren gebeurt in dezelfde applicatie waarin uw team werkt.

Bewezen in de praktijk

De module is beschikbaar in Straatbeeld Online en in gebruik bij alle omgevingsdiensten die met de Milieu Klachten Applicatie werken.

Archiefwet en AVG in balans

Bewaren zolang het moet, vernietigen zodra het mag. Zo voldoet u aan de Archiefwet en bewaart u persoonsgegevens niet langer dan nodig. Meer over beveiliging en datalocatie staat in ons Trust Center.

Ook voor maatwerk

Ontwikkelen we een applicatie op maat voor uw organisatie? Dan kan de archiefmodule daar onderdeel van zijn. Lees meer over digitalisering en softwareontwikkeling.

Medewerker werkt aan een bureau achter de computer

Vraag & Antwoord

Veelgestelde vragen

Werkt de archiefmodule met onze eigen selectielijst?

Ja. Elke organisatie werkt met de selectielijst die voor haar geldt. De archiefmodule neemt de bewaartermijnen uit uw lijst over en kent ze toe aan de gegevens in de applicatie.

Hoe werkt het vier-ogenprincipe in de archiefmodule?

Vastleggen en vernietigen gebeurt nooit door één persoon. Zet een medewerker een van deze acties in gang, dan moet een tweede gebruiker die bevestigen voordat de actie wordt uitgevoerd.

Krijgen we een overzicht van wat er is vernietigd?

Ja. Van elke vernietiging maakt de module een rapportage. Zo kunt u verantwoorden welke dossiers wanneer zijn vernietigd.

In welke software zit de archiefmodule?

De archiefmodule zit in Straatbeeld Online en in de Milieu Klachten Applicatie. Ontwikkelen we een applicatie op maat voor uw organisatie, dan kan de module daar ook onderdeel van zijn.

Wilt u meer grip op uw processen?

Plan een kennismaking en ontdek hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen.

Kennismaken

035 - 20 313 16

Close Cookie Popup

Cookievoorkeuren

Door op ‘Alles accepteren’ te klikken, gaat u akkoord met het opslaan van cookies op uw apparaat om de sitenavigatie te verbeteren, het sitegebruik te analyseren en te helpen bij onze marketinginspanningen, zoals beschreven in ons privacybeleid.