Privacyverklaring

Versie 5 oktober 2026

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Solid Digital verwerkt, voor welke doeleinden, hoe wij deze beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Algemeen

Solid Digital B.V., gevestigd aan de Franciscusweg 219, 1216 SE Hilversum en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90049101 (hierna: “Solid Digital”), hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij deze gegevens beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze websites, klanten, leveranciers, relaties, gebruikers van onze diensten en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

2. Wie zijn wij?

Solid Digital ontwikkelt en beheert softwareoplossingen voor onder meer gemeenten, publieke organisaties en zakelijke klanten.

Contactgegevens

Solid Digital B.V.
Franciscusweg 219
1216 SE Hilversum

E-mail: info@soliddigital.nl
Informatiebeveiliging en privacy: security@soliddigital.nl
Telefoon: 035 203 13 16

3. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Solid Digital treedt voor haar eigen bedrijfsvoering op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt onder andere voor websitebezoek, contact- en offerteaanvragen, klantadministratie, facturatie en marketingcommunicatie.

Daarnaast verwerkt Solid Digital binnen verschillende softwareoplossingen persoonsgegevens namens klanten. In die situaties treedt Solid Digital op als verwerker en bepaalt de klant het doel en de middelen van de verwerking. De afspraken hierover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie, de gebruikte dienst en de inrichting door de klant kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Contact- en identificatiegegevens

• Naam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie en bedrijfsnaam

Account- en gebruikersgegevens

• Gebruikersnaam
• Versleutelde authenticatiegegevens
• Inloggeschiedenis
• Autorisaties en rollen

Financiële gegevens

• Factuurgegevens
• Betaalgegevens
• Transactiereferenties

Technische gegevens

• IP-adres
• Apparaat- en browserinformatie
• Logbestanden
• Gebruiksgegevens van applicaties

Gegevens binnen onze softwareoplossingen

• Persoonsgegevens van inwoners, bijvoorbeeld in meldingen en klachten
• Persoonsgegevens van medewerkers van klanten
• Inhoud van notificatie- en correspondentieberichten
• E-mailmetadata en afleverlogs
• Financiële en betaalgegevens

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Dienstverlening

Voor het leveren, beheren, onderhouden en ondersteunen van onze producten en diensten.

Contact en communicatie

Voor het beantwoorden van vragen, verzoeken en contactaanvragen.

Klant- en contractbeheer

Voor het opstellen van offertes, overeenkomsten en facturen en voor het onderhouden van klantrelaties.

Beveiliging

Voor het beveiligen van onze systemen, applicaties en infrastructuur en het onderzoeken van incidenten.

Wettelijke verplichtingen

Voor het voldoen aan fiscale, administratieve en juridische verplichtingen.

Productverbetering

Voor het analyseren van gebruik, verbeteren van dienstverlening en uitvoeren van kwaliteitscontroles. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens.

Marketing

Voor het informeren over relevante ontwikkelingen, evenementen, producten en diensten. Waar wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming en bieden wij een mogelijkheid tot afmelden.

6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

• Uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende maatregelen op verzoek van de betrokkene
• Voldoen aan een wettelijke verplichting
• Toestemming van de betrokkene
• Een gerechtvaardigd belang van Solid Digital of een derde, waarbij wij de belangen en rechten van betrokkenen afwegen
• Bescherming van vitale belangen, indien van toepassing
• Uitvoering van een taak van algemeen belang, indien van toepassing

7. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Solid Digital neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

• Meerfactorauthenticatie (MFA)
• Versleutelde verbindingen (TLS)
• Versleuteling van gegevens waar passend
• Rolgebaseerde toegangsrechten en periodieke toegangsreviews
• Logging en monitoring
• Back-up- en herstelprocedures
• Antivirus- en endpointbeveiliging
• Beveiligingsupdates en patchmanagement
• Beveiligingsbewustwording en training voor iedereen met toegang tot onze systemen
• Procedures voor incident- en datalekbeheer

Actuele informatie over onze beheersmaatregelen, verwerkingslocaties, subverwerkers en compliance-status is beschikbaar via het Trust Center van Solid Digital.

8. Datalekken en beveiligingsincidenten

Solid Digital beschikt over procedures voor het detecteren, registreren, beoordelen en afhandelen van beveiligingsincidenten en datalekken.

Indien een incident leidt tot een risico voor betrokkenen, informeren wij de betrokken klant en, indien Solid Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke is en dit wettelijk vereist is, de bevoegde toezichthoudende autoriteit en betrokkenen overeenkomstig de AVG.

Vermoedens van kwetsbaarheden of beveiligingsincidenten kunnen worden gemeld via security@soliddigital.nl.

9. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij dienstverleners inschakelen, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, wanneer toestemming is gegeven of wanneer sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Met partijen die namens Solid Digital persoonsgegevens verwerken, maken wij passende schriftelijke afspraken over privacy en informatiebeveiliging.

10. Internationale doorgifte

Solid Digital verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

11. Subverwerkers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde leveranciers en dienstverleners. Solid Digital beoordeelt deze partijen op passende beveiligings- en privacyvereisten en legt de relevante afspraken schriftelijk vast.

Een actueel overzicht van de gebruikte subverwerkers, hun rol binnen onze dienstverlening en de regio waar gegevens worden verwerkt, is beschikbaar via het Trust Center van Solid Digital.

12. Bewaartermijnen

Solid Digital bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn vereist.

• Contact- en offerteaanvragen: zolang het contact loopt, uiterlijk 24 maanden na het laatste contact
• Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving of intrekking van toestemming
• Klantadministratie: gedurende de overeenkomst en daarna voor zover noodzakelijk
• Factuur- en financiële gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Contractdocumentatie: 7 jaar
• Loggegevens: 90 dagen

13. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, uw toestemming in te trekken en uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

Wanneer Solid Digital persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, wordt een verzoek in beginsel behandeld door die klant als verwerkingsverantwoordelijke. Solid Digital ondersteunt de klant daarbij voor zover dit op grond van de verwerkersovereenkomst is vereist.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer veel verzoeken worden ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Cookies

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën voor het functioneren en beveiligen van de website, het meten en verbeteren van prestaties, het analyseren van websitegebruik en het onthouden van voorkeuren.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming. U kunt uw keuze altijd bekijken en wijzigen via de cookie-instellingen onderaan onze website.

15. Websites van derden

Onze websites kunnen links bevatten naar websites of diensten van derden. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door die derden. Raadpleeg hiervoor de privacyverklaring van de betreffende partij.

16. Wijzigingen

Solid Digital kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld door gewijzigde dienstverlening of wet- en regelgeving. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Bij materiële wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dit redelijkerwijs mogelijk of wettelijk vereist is.

17. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u een privacyrecht uitoefenen of wilt u een beveiligingsincident melden? Neem dan contact met ons op via info@soliddigital.nl of security@soliddigital.nl, of schriftelijk via het adres in hoofdstuk 2.

Deze privacyverklaring is opgesteld als algemene publieksinformatie. Productspecifieke verwerkingen en afspraken kunnen aanvullend zijn vastgelegd in overeenkomsten, verwerkersovereenkomsten en het Trust Center.