Een webapplicatie die de stad opdeelt in tegels en combineert met takenlijsten en dashboards, zodat de GEO-afdeling direct inzicht heeft in openstaande taken en wettelijke deadlines.
De GEO-afdeling van Gemeente Den Haag beheert en onderhoudt kaarten, gebouwgegevens (BAG), adressen, wegen en percelen. Wordt bijvoorbeeld een woning gesplitst, dan beoordeelt de afdeling de situatie ter plaatse, werkt zij de registraties bij en kent zij nieuwe adressen toe. Afdelingen als vergunningen en belastingen bouwen vervolgens op die gegevens voort. Omdat vrijwel de hele gemeentelijke organisatie op deze data vertrouwt, is het essentieel dat de medewerkers van de afdeling hun taken tijdig en met volledig overzicht kunnen uitvoeren. Daar ontbrak het aan.
De afdeling ontvangt dagelijks verzoeken via minstens zes verschillende bronnen en inboxen. Elk verzoek leidt tot taken, zoals een locatiebezoek, een meting of een bijwerking in een registratie. Nergens was op een kaart te zien welke taken waar openstonden, welke prioriteit ze hadden en welk team ermee bezig was. Teams werkten daardoor langs elkaar heen: een medewerker reed naar een locatie voor een meting, zonder te weten dat een collega honderd meter verderop ook een taak had openstaan.
Veel taken zijn bovendien gebonden aan wettelijk vastgestelde termijnen, zoals verwerkingstermijnen binnen de BAG, maar geen enkel systeem bewaakte deze deadlines. Taken werden daardoor niet altijd op tijd afgerond, zonder dat iemand dat tijdig kon signaleren. Ook stuurinformatie ontbrak: geen dashboards, geen rapportages, geen zicht op de werkvoorraad. De afdeling was toe aan één centrale, geografische werkomgeving als visueel portaal bovenop de bestaande registratiesystemen.
Solid Digital startte met een inventarisatie van de werkprocessen: welke taken zijn er, uit welke bronnen komen verzoeken binnen en welke wettelijke termijnen gelden. Voordat er ook maar één regel code werd geschreven, werd de oplossing uitgewerkt in een functioneel model. Daardoor konden ontwerpvraagstukken al worden getackeld voordat de bouw begon.
Pas na akkoord op dit model startte de daadwerkelijke ontwikkeling, waarbij werkende tussenversies in meerdere feedbacksessies werden voorgelegd aan de medewerkers zelf. Samen met de gemeente werd bewust gekozen om klein te beginnen: eerst een portaal dat overzicht en regie biedt, schaalbaar richting de langetermijnvisie van één centraal dataplatform. Zo ontstond in korte tijd een platform dat exact aansluit op wat de afdeling nodig heeft.
Het hart van het Portaal & Regiekamer is de kaartweergave van Den Haag. Het onderscheidende concept is de overlay die over de stad is gelegd: een raster van 154 tegels van elk één vierkante kilometer. Aan iedere tegel kan een verantwoordelijke medewerker(s) worden toegekend, en per tegel is direct zichtbaar hoeveel taken er openstaan en hoe hoog de werkdruk is. Zo verandert de kaart van een passieve weergave in een actief sturingsinstrument.
Iedere taak is zichtbaar op de exacte locatie, met een eigen kleur per taaktype. Het portaal ondersteunt verschillende taaktypen, gekoppeld aan registraties als de BAG, BGT, BRK en BRO. Doordat zichtbaar is welke taken dicht bij elkaar liggen, kunnen meerdere taken in één locatiebezoek worden gecombineerd. Aan iedere taak wordt automatisch de wettelijke termijn gekoppeld; het portaal visualiseert welke taken urgent zijn of dreigen te verlopen. De gemeente kan het portaal bovendien volledig zelfstandig inrichten en uitbreiden: nieuwe taaktypen, termijnen en andere instellingen worden zonder tussenkomst van een leverancier toegevoegd of aangepast.
Voor het veld is er een mobiele app: behandelaars zien hun toegewezen taken en koppelen bevindingen direct op locatie terug, inclusief notitie en foto. Administratieve naverwerking op kantoor vervalt daarmee grotendeels. Verschillende gebruikersrollen (administrator, GEO-register, manager en behandelaar) zorgen dat iedereen precies de relevante informatie ziet. Dashboards en exporteerbare rapportages geven het management inzicht in werkvoorraad, trends en prestaties.
Het volledige traject, van functioneel model tot livegang, is gerealiseerd in zes maanden.
Kenmerkend voor de oude situatie is dat er geen cijfers over bestaan: er was geen systeem dat taken, termijnen of doorlooptijden registreerde in één centraal systeem. Met het portaal is die basis er nu wél. De komende periode maakt de afdeling de effecten meetbaar via de eigen dashboards.
In de huidige fase worden taken via een import ingeladen; in de volgende fase wordt het portaal gekoppeld aan de live bronsystemen, zodat nieuwe taken automatisch en realtime verschijnen. Daarnaast staan nieuwe functionaliteiten op de roadmap, waaronder routeplanning voor behandelaars. Het langetermijndoel is een centraal dataplatform dat alle databronnen van de afdeling verbindt tot één uniforme dataomgeving. Het huidige portaal vormt daarvoor het fundament; de samenwerking tussen Gemeente Den Haag en Solid Digital wordt in de volgende fasen voortgezet.
Voor het eerst hebben we één plek waar al onze taken samenkomen, inclusief de wettelijke termijnen die erbij horen. Doordat Solid Digital eerst een functioneel model uitwerkte, wisten we vooraf precies wat we zouden krijgen, en dat is ook exact wat er staat. Het portaal is in zes maanden gerealiseerd en vormt de basis waarop we de komende jaren verder bouwen.
Gemeente Den Haag
Plan een kennismaking en ontdek hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen.
