Probleemstelling

De aanvraag voor verlof is vaak impulsief, dagje strand, verzorging kinderen etc. Op dat soort momenten is er net geen PC beschikbaar. Meestal wordt dan niet het normale administratieve proces gevolgd. Met als gevolg dat de HR-afdeling incomplete verlof aanvragen ontvangt.

Verlof aanvragen die altijd compleet zijn

Op een laagdrempelige manier snel en gemakkelijk verlofaanvragen indienen, die alle data bevat zodat HR de aanvraag snel kan afhandelen. Persoonlijke gegevens worden opgeslagen volgens de meest recente richtlijnen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Het proces van het invullen en indienen van de aanvraag, autorisatie en verwerking van de verlofaanvragen moet snel en soepel verlopen.

Oplossing: ontwikkeling gebruiksvriendelijke App

Door de ontwikkeling van de gebruiksvriendelijke app zijn incomplete verlof aanvragen niet meer mogelijk. Via de smartphone app, welke beschikbaar is voor Android en Apple (iOS) kan de medewerker zijn/haar verlof aanvraag gemakkelijk indienen.

De medewerker voert eenmalig zijn/haar persoonlijke gegevens in. Bij iedere volgend verlof aanvraag zijn de persoonlijke gegevens, zoals naam en personeelsnummer, automatisch ingevuld.  Deze data wordt opgeslagen, volgens de normen van de wet registratie persoonsgegevens. Dit is als volgt geregeld:

• Verstuurde data wordt niet opgeslagen (niet lokaal en niet in de cloud)
• Strenge beveiliging, de app kan niet zomaar worden aangepast
• App toegang medewerker door middel van een eigen gekozen pincode. Daarmee opent de medewerker de app en voert de velden van de verlof aanvraag in

Daarnaast zijn verschillende afdelingen gekoppeld aan email adressen, zodat de aanvragen automatisch op de juiste plekken terecht komen. Dit versnelt het administratieve proces.

‍

Resultaten

Dankzij de universele en compleet ingevulde verlofaanvraag bespaart de HR afdeling van de Gemeente Amsterdam enorm veel tijd. Daarnaast zijn ze in staat om een snelle terugkoppeling aan de werknemer te geven. De laagdrempelige wijze van aanvragen draagt bij aan het proces en een servicegerichte aanpak richting medewerkers.

Toekomst

Uitbreiding van de Verlof App met analyses met betrekking tot trends en ontwikkelingen. Daarnaast behoren de terugkoppeling van de verlof aanvragen een directe koppeling met het HR systeem ook tot de uitbreidingsmogelijkheden.