Milieuklachten verzamelen en efficiënt afhandelen in een gestroomlijnde applicatie

Omgevingsdiensten spelen een belangrijke rol in het waarborgen van een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. In opdracht van gemeenten en provincies houden zij toezicht, verlenen ze vergunningen en handhaven ze milieuregels.

Vernieuwen bestaande webapplicatie

De bestaande applicatie voor het verwerken van milieuklachten voldeed niet langer aan de huidige wet- en regelgeving, waaronder de AVG, en was ook niet meer up-to-date. Bovendien bood de software weinig flexibiliteit, omdat deze gedeeld werd met andere organisaties. Dit beperkte de mogelijkheden om de software aan te passen aan de specifieke werkwijzen van omgevingsdiensten. Daarnaast zorgde het grote aantal handmatige handelingen en het gebrek aan datagedreven inzichten voor inefficiëntie. Dit alles maakte de noodzaak voor een nieuwe oplossing urgent.

Uitdaging

Dit project bracht diverse uitdagingen met zich mee. Vier verschillende omgevingsdiensten met elk hun eigen werkwijzen en voorkeuren moesten worden samengebracht in één gebruiksvriendelijke oplossing. Veranderingen moesten zorgvuldig worden doorgevoerd om de overstap voor gebruikers zo soepel mogelijk te maken. Daarnaast moest de applicatie volledig voldoen aan de AVG-wetgeving en de strenge beveiligingsstandaarden van de organisatie. Tot slot moest de nieuwe software binnen een kort tijdsbestek operationeel zijn, aangezien de oude applicatie op korte termijn werd uitgefaseerd.

Aanpak

Na het winnen van de aanbesteding zijn wij direct gestart met een uitgebreide inventarisatie. We hebben alle vier de omgevingsdiensten bezocht om hun specifieke behoeften en werkwijzen in kaart te brengen. Op basis van deze input is binnen zes maanden een werkbare basisversie van de applicatie ontwikkeld en live gegaan. Deze eerste versie bevatte de noodzakelijke functionaliteiten om de dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen. Na de lancering werd het systeem stap voor stap uitgebreid en geoptimaliseerd met aanvullende functies die het proces verder versimpelden.

De oplossing

Het eindresultaat is een webapplicatie die volledig is afgestemd op de werkprocessen van omgevingsdiensten. Gebruikers kunnen eenvoudig meldingen en klachten registreren via een intuïtieve interface, die ook ruimte biedt voor specifieke meldingen zoals bedrijfsincidenten en ongewoon voorval-meldingen.

Om de behandelaars beter te ondersteunen, is er naast de webapplicatie een mobiele app ontwikkeld. Hiermee blijven medewerkers met piketdienst onderweg op de hoogte van actuele meldingen. Voor burgers is een toegankelijke website gelanceerd via milieuklachtencentrale.nl, waar zij snel en eenvoudig hun meldingen kunnen indienen.

Daarnaast zijn er slimme interne functies toegevoegd die de werkdruk van medewerkers verlagen. Automatische weerdata zijn gekoppeld aan meldingen en standaard reacties versnellen de terugkoppeling naar melders. Interne processen, zoals de verwerking van klachten, zijn geoptimaliseerd en efficiënter ingericht, waardoor fouten worden verminderd.

Ook externe stakeholders, zoals bedrijven, provincies en gemeenten, profiteren van de verbeteringen. Bedrijven ontvangen periodieke rapportage van meldingen die betrekking hebben op hun activiteiten, zodat zij tijdig actie kunnen ondernemen. Gemeenten en provincies hebben via een overzichtelijk klantenportaal toegang tot relevante meldingen, compleet met interactieve kaartweergave en gedetailleerde rapportages.

Resultaat

Met deze nieuwe applicatie beschikken de vier omgevingsdiensten over een toekomstbestendige, veilige en efficiënte oplossing. Het systeem voldoet aan de nieuwste wet- en regelgeving, maakt de verwerking van milieuklachten sneller en verbetert de algehele dienstverlening. De applicatie biedt niet alleen een praktische oplossing voor de omgevingsdiensten zelf, maar draagt ook bij aan een transparantere en toegankelijkere klachtenafhandeling voor burgers en bedrijven.