• Bedrijfsnaam
    Gemeente Drimmelen
  • Oplossing
    Ontwikkeling webapplicatie, Ontwikkeling Android app, Ontwikkeling iOS app
  • Branche
    Gemeente, Overheid

Stroomlijnen meldingen openbare ruimte

Door ontwikkeling van een verlof app kan de HR-afdeling Gemeente Amsterdam tijd besparen en sneller een terugkoppeling geven.

Ontwikkeling meldsysteem Meldingen Openbare Ruimte

Probleemstelling

De standaardprocedure voor het maken en afhandeling van meldingen in de Openbare ruimte was veelal handmatig en niet efficiënt. Met de lancering van het Straatbeeld Online-systeem is gemeente Drimmelen niet langer afhankelijk van externe bronnen of andere kanalen, maar kan een inwoner direct een melding maken en ontvangt per omgaande een terugkoppeling. Een snellere afhandeling en duidelijke communicatie naar inwoners is het resultaat.

Sneller meldingen maken en oplossen

Aan ons de uitdaging om meldingen die via allerlei kanalen binnenkwamen gemakkelijker en vooral sneller te kunnen verwerken. Zo moesten voorheen alle meldingen aan de servicebalie van het Gemeentehuis per telefoon of via e-mail en social media allemaal handmatig ingevoerd worden. Gevolg: langere lijnen en de meldingen werden vaak niet direct aan de juiste persoon binnen de Gemeente gekoppeld.

Een van de middelen was het formulier dat op de website ingevuld kon worden. Toch bleek ook hier nog een slag in efficiëntie gemaakt te kunnen worden, het formulier bevatte vaak niet genoeg informatie om de melding efficiënt op te lossen.

Meerwaarde inwoner & gemeente

Allereerst hebben we het volledige huidige proces in kaart gebracht en iedere stap uitgewerkt. Vervolgens hebben we uitgewerkt hoe het proces er idealiter uit zou moeten komen te zien. Zo moest er een gebruikersvriendelijk formulier op de website komen. Ook moesten alle externe kanalen en partijen uitgesloten worden van directe lijnen. Met als uitgangspunt de inwoners, is het proces versneld en communicatief duidelijker en sympathieker gemaakt. Kortom: het systeem moet het volgende omvatten:

  • Snelle afhandeling van de melding
  • Korte schakeling naar de juiste persoon binnen de Gemeente
  • Duidelijke communicatie naar inwoner
  • Gebruiksvriendelijk formulier op de website
  • Een app om overal melding te kunnen maken

Daarnaast zijn verschillende afdelingen gekoppeld aan email adressen, zodat de aanvragen automatisch op de juiste plekken terecht komen. Dit versnelt het administratieve proces.

Melding maken via de gemeente website
Melding maken met de meld app
Weergave van meldingen op de kaart in webapplicatie
Weergave van een meld detail scherm in webapplicatie

“Onze inwoners kunnen op een gebruikersvriendelijke manier meldingen maken op onze gemeentelijke website. Door de nauwkeurige registratie van meldingen krijgen wij een volledig overzicht van wat er speelt in de openbare ruimte. Meldingen die vaker voorkomen worden weergegeven (trends) waardoor er structurele maatregelingen kunnen worden getroffen."
Martin van Drimmelen, Manager Openbare Werken Gemeente Drimmelen

Resultaten

Door de nieuwe handelswijze van het systeem is het mogelijk direct een melding te kunnen maken die wordt doorgezet naar de juiste afdeling van de Gemeente en worden inwoners van elke ontwikkelingen op de hoogte gehouden. Dit bespaart tijd en voor de inwoner is het veel laagdrempeliger om een melding te maken. Oftewel:

  • Inwoners worden van de voortgang op de hoogte gehouden
  • Normtijden worden gemakkelijker behaald
  • Meldingen worden efficiënter opgelost
  • De meerwaarde van het systeem is enorm gestegen door kostenbesparing
  • Gebruiksvriendelijke manier van melding maken

Als laatste stap is in samenwerking met de gemeente het digitaal meldpunt gepromoot. Nagenoeg iedere inwoner van de Gemeente Drimmelen moet weten dat meldingen via een app direct naar het digitale meldpunt verstuurd worden. Met als ultieme doel zoveel mogelijk digitale meldingen van inwoners.

Dat het product zijn werk doet blijkt al uit het feit dat de gemeente Drimmelen haar positieve ervaringen wil delen!

  • 6 minuten
    Tijdsbesparing per aanvraag
  • 2 uur
    Sneller reageren
  • 96%
    Meldingen binnen de normtijd

Ook meer resultaat behalen?

Wij geloven dat een organisatie altijd meer rendement kan behalen. Ook jouw onderneming. Graag praten wij op welke manier software en apps kunnen worden ingezet voor het behalen van maximaal rendement. Vrijblijvend natuurlijk. Koffie op kantoor of een virtuele afspraak?

Stuur een emailTel. 035 - 20 313 16

Andere cases